自考应用文写作考试技巧与方法

（二）行政公文的行文规则 一个机关的文件，按照行文关系、文件的去向，可以分为上行文、平行文、下行文和泛行文。基本行文规则： (1)根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。 (2)公文不直接报领导者个人的原则。 (3)非特殊情况不越级行文原则。 (4)同级机关可以联合行文的原则。 (5)部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 以下两种情况不宜用抄送： 1．请示不得在主送上级机关的同时向其下级机关抄送； 2．凡与办理公文无关的机关一律不予抄送。 请示应一事一请示，不要一文多事。如确有几件事需要请示上级，可分别写成几份请示上呈。报告不得夹带请示事项的规则。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。公文的语言特点：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重是指语言端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚假无错漏，褒贬得当，语意明确界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容；朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰、无渲染、无形象描绘、无矫揉造作，忌堆砌华丽辞藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇；精炼是指语言简明扼要，精当不凡，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当祥则祥，当略则略；严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧；规范是指语言单位构成及组合不仅应符合现代汉语的语法规则和一般逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。 二、12种应用文体的写作 我从事应用文写作十余年，虽然成功之作很少，但体会颇多，记得2001年在区局听乔局长（当时区局办公室主任）讲公文写作时说的一段话仍然记忆犹新，他说：公文写作难易乎？或曰难，或曰易。我以为，起草一件公文，如果倾注的是心血，则难；如果挥洒的只是墨水，则易。这话说得很有道理，一篇好的应用文，同其他任何文字作品一样，倾注的同样是写作者的心血，同样要经过精心构思、要确定不同文体的结构、要依内容而分清层次，然后，再按照严肃、简练、准确和通俗的标准组织语言，这样写出来的将会是一篇不错应用文。当然了，能写好应用文并不是一朝一夕就能做到的，他需要有一个过程，这个过程最重要的就是要培养基本功。培养基本功就是要有一定的知识积累、注重生活积累、勤于资料积累、努力提高综合分析能力。可以说，我们借助这次培训从最基础最常用的应用文学习开始，这为我们提高公文写作水平打下一个很好的基础。 （一）计划与方案 计划与方案其实就是工作的打算和安排，进行书面化、条理化、具体化以后就是通常所说的“工作安排”、“工作要点”、“工作规划”、“工作方案”，我们经常用到的就是“工作要点”或者叫“工作安排”。不经常用到的如书中提到的“中长期规划”、“项目方案”、“综合方案”等大家可以看看书了解一下不作为重点掌握。但要清楚计划或要点是把想要做的工作具体化，而方案则是把计划进一步明细化，有完成计划的具体方法和步骤，具有可直接操作的特点。重点学习一下工作要点的结构和写作特点。工作要点是一级税务机关或一个职能部门针对未来一个时期工作的简明扼要安排，多由于领导机关或部门对下属单位布置工作和交待任务。如通辽市地税局2006年工作要点、2006年纪检监察工作要点等，要点的要求明确，指导性强，便于执行，也有利于事后检查。工作要点有标题、正文、署名和成文日期四部分组成，工作要点的特点是具有指导性、预见性、可行性和约束性。 （二）总结 总结就是单位或个人对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面系统的分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示规律的书面报告材料。总结是一种比较灵活的应用文体，经常用的有三大类：单位总结、个人总结、专题总结。重点掌握个人总结的结构要素和写作要求，一般了解单位总结和专题总结的写作要求与技巧。 个人总结要抓住主要问题，突出经验、教训和个人思想上的收获体会，不可停留在工作过程的回顾或一般优缺点的检查上。 个人总结行文结构一般由标题、正文、落款三部分组成。 标题：单位名称＋期限＋内容＋文种 正文：1、前言：交代与中心内容有关的情况； 2、全面总结一般包括成绩收获、经验体会、问题教训三个部分； 3、总结经验教训，提出努力方向。 落款：写作者姓名、日期 说一下年终自我小结的写法，一般地说，除标题外，可分为三部分：第一部分：工作成绩。可先写工作，后写成绩，也可把工作和成绩结合起来写。开头不宜多说。如：“一年来我做了以下几项工作：”或“我在2005年中做了以下工作：”。 第二部分：存在的问题及原因。 第三部分：努力方向。 （三）简报 简报是反映所在单位或系统完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新思路，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上达、左右沟通、交流经验的作用。 按照内容简报可分为思想动态简报、工作简报和会议简报。我们在工作中应重点掌握工作简报、会议简报的写作格式、写作要求和写作技巧。 工作简报的版式由版头、正文、版尾等要素组成。 简报的写作要求： 1、新：反映新情况、新问题、新经验； 2、准：材料真实确切、问题切中要害、政策把握准确； 3、简：篇幅短小精悍，语言简洁明了； 4、快：迅速及时，快编快发； 5、全：要素齐全，格式规范。 这里强调一下，我们在写信息简报时，首先要制作好标题，“题好文一半，眉清目传神”，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题是信息的“脸面”。如：《通辽市地税部门推行电子纳税受欢迎》，让人一看事实清楚，一目了然。 （四）调查报告 调查报告是为了工作需要和特定目的，对某一事物、问题或事件进行调查研究后，通过分析、加工，利用调查材料和研究结论整理撰写出来的书面报告。调查报告也称为考察报告。其主要特点，一是针对性强—针对人们普遍关心的事情或者亟待解决的问题而写；二是用事实说话—报告的内容真实准确，建立在深入细致的调查研究基础之上；三是揭示规律性—通过对事实的分析研究，得出规律性的认识。调查报告按照调查范围和内容，可分为综合调查报告、专题调查报告；按照作用，则可分为基本情况的调查报告、典型经验的调查报告、新生事物的调查报告、揭露问题的调查报告、澄清事实真相的调查报告等五类。 调查报告一般由标题、正文、落款等三部分构成。 （1）公文式标题。由调查对象和内容加“调查报告”、“调查”、“考察”、“调查与思考”组成。 （2）通讯式标题。①单式标题，用一句话或一两个短语概括调查报告的主题或要回答的问题。②复式标题，由主题和副题组成。由主题概括调查报告的主旨或要回答的问题，用副题标明调查对象及其内容和文体。 （3）正文。由前言、主体、结尾组成。 ①前言。根据具体情况和要求，选择说明以下内容：调查对象的基本情况，调查的方法，调查报告的主题和主要内容，调查报告要回答的问题等。前言的作用在于读者对调查内容获得总体认识，并为主体部分展开做准备。 ②主体。总体要求，不仅反映已调查清楚的具体情况，更要反映从实际情况中总结出来的规律性认识，即成功的经验、有效的措施或做法，问题产生的原因、教训和解决问题的办法等。要做到有理有据，先后成序，详略分明，主题突出。 ③结尾。或总结全文，或表达意见和建议，或提出发人深省的问题，或展望前景。形式多样，灵活掌握。但须简洁凝练，不拖泥带水。有些调查报告的前言和正文已说清楚，就不必再写结尾。（3）落款。内部使用的调查报告，正文之后应署调查者（单位、调查组或个人）的名称或名字，并标明调查 报告的成文日期；公开发表的调查报告，大多将调查者署在标题之下，正文之后不写成文日期。